Valutiamo le funzioni contenute nel software gestionale per amministratori di condominio tra quelle che risultano essere indispensabili, quelle che possono rendere il lavoro più agevole e quelle utili a diventare più competitivi e facilitare l’acquisizione di nuovi stabili.
I consigli che verranno presentati nel presente articolo, si devono intendere generici. Non si vuole prendere in esame i singoli software presenti sul mercato ma identificare le funzioni che, a nostro avviso, devono possedere.
Vogliamo focalizzare l’attenzione sugli strumenti che i software mettono a disposizione del professionista, sarà poi suo interesse controllare che il programma gestionale prescelto comprenda quanto suggerito.
I programmi indispensabili per gli amministratori di condominio
L’amministratore deve occuparsi soprattutto della contabilità, il gestionale adottato dovrà quindi agevolare il più possibile tutte le operazioni contabili. Nello specifico, è essenziale possegga:
- creazione di preventivi, rate di acconto da conteggiare a preventivo e rate straordinarie;
- registrazione incassi;
- registrazione spese e pagamenti;
- creazione e pagamento F24;
- anagrafe condominiale;
- struttura del condominio;
- creazione estrattoconto patrimoniale ed economico;
- gestione fondi;
- elaborazione consuntivi;
- elaborazione stato patrimoniale;
- descrizione nota integrativa;
- inserimento tabelle millesimali;
- compilazione conti economici.
Le funzioni descritte sono da considerare come il minimo indispensabile per la gestione contabile di un condominio. È da considerare un plus la possibilità di comprendere situazioni particolari come ad esempio, la modifica delle tabelle millesimali nel corso di un bilancio o la variazione del numero delle unità immobiliari dovute a frazionamenti.
Perché utilizzare il software gestionale specifico per amministratori di stabili
Occupandoci degli “strumenti informatici” durante le ore formative previste dal DM 140, ci accade spesso di venir interrogati sul software gestionale per amministratori di condominio. Vogliamo offrire una guida minima per gli amministratori che desiderano considerare l’uso di software specifici.
L’utilizzo di gestionali è sempre consigliabile, ancor più se il numero di stabili amministrati è in crescita o si prevede uno sviluppo dello studio amministrativo. Considerando situazioni molto generiche, il gestionale comincia a diventare essenziale al di sopra dei 10 immobili amministrati.
Sotto questo limite, è ancora possibile utilizzare fogli di calcolo, consapevoli del rischio che questo comporta. Basta una formula sbagliata, sostituire i campi o dimenticarsi di una variazione ed i conteggi risultanti saranno irrimediabilmente sbagliati.
D’altra parte, i fogli di calcolo consentono maggiore libertà di riportare i conteggi in modo più personalizzato, considerando però che verranno a mancare i controlli incrociati sui risultati.
I programmi che possono aiutarti a far crescere lo studio amministrativo
Il software gestionale per amministratori di condominio non è solo un valido supporto per le normali operazioni contabili, diventa uno strumento utile a diventare più competitivi e professionalmente più considerati. Come?
Il gestionale contiene una serie di programmi, soprattutto quelli per la produzione delle certificazioni fiscali possono farti risparmiare molto tempo e ridurre i costi per il condominio. Poter presentare un preventivo più vantaggioso rispetto alla concorrenza, assicurando di evitare le spese legate ai commercialisti, è un aiuto considerevole nella scelta dell’amministratore.
Un amministratore di condominio che si dimostra capace di produrre in autonomia i documenti fiscali, è considerato più preparato e raccoglie maggior fiducia. Vediamo nello specifico quali sono i programmi che possono portare i vantaggi per lo studio amministrativo:
- elaborazione 770;
- elaborazione detrazioni fiscali;
- compilazione quadri AC;
- certificazione CU;
- invio e-mail e PEC
- importazione fatture elettroniche;
- gestione avanzata sinistri ed interventi;
- utilizzo MAV e bollettini;
- portale web.
Invio e-mail e PEC
L’invio di e-mail direttamente dal software gestionale risulta essere più economico della produzione di stampe, esattamente come le PEC fanno risparmiare sulle raccomandate, migliorando in entrambi i casi la velocità di invio e riducendo al minimo la possibilità di errore. È essenziale che il software memorizzi tutti gli invii per consentirne la ripetizione in caso di bisogno e ne permetta la consultazione nel caso di contestazioni su mancati ricevimenti.
Fatture elettroniche
L’importazione delle fatture elettroniche azzera la possibilità di errore sulle registrazioni e di conseguenza sui pagamenti. Riduce i tempi di inserimento e consente un’efficace sistema di archiviazione rispetto alla gestione del cartaceo.
Manutenzioni ed interventi sui sinistri
Poter gestire gli interventi di manutenzione e per la soluzione di sinistri tramite un software, consente di seguire in modo efficace l’esecuzione delle varie fasi, riducendo i tempi di intervento, gestendo tutta la documentazione e le comunicazioni senza errori. Ancora meglio se il programma consente di seguire i lavori tramite app o portale.
MAV e bollettini
Utilizzare i MAV, seppur rappresentando un costo per i condomini, concede all’amministratore di rendere trascurabili i casi di errate registrazioni di incassi. Ogni rata risulterà essere correttamente saldata dal relativo MAV e la contabilità risulterà essere più gestibile e chiara. Valida alternativa i bollettini postali o bancari.
I software in cloud
Un software in cloud, ovvero disponibile solo attraverso una connessione ad internet, offre notevoli vantaggi come ad esempio, demandare a terzi la sicurezza e la conservazione dei dati. Altro fattore positivo è la possibilità di accesso indipendentemente dal luogo in cui ci si trova, o utilizzando qualsiasi macchina a disposizione.
Non ci si deve curare dei problemi del server o dell’obsolescenza dei pc perché un software realmente in cloud non richiede grande sforzo di calcolo al computer. Questo consente di evitare la consueta sostituzione delle macchine dopo qualche anno, con l’evidente risparmio.
Di contro, è la necessità di possedere una connessione stabile, anche se non è necessario sia particolarmente veloce. C’è poi chi preferisce conservare il data base nella propria macchina, condizione che si consiglia solo per l’accesso allo storico e non per le elaborazioni. Abbiamo visto troppi amministratori disperati per un virus informatico o un guasto all’hard disk, con la conseguente perdita di dati, per non consigliare il cloud.
Il portale web del software gestionale per amministratori di condominio
Questo argomento si merita un capitolo a parte. Nulla come il portale collegato al gestionale consente maggior trasparenza, comodità di accesso ai documenti condominiali per generare fiducia nei condòmini.
Il portale può essere collegato al sito dello studio amministrativo, consapevoli degli effetti vantaggiosi che offre, come anche di quelli negativi. Se volete farlo, ricordatevi di escludere da Google Analytic (o altri sistemi di monitoraggio) la pagina che punta al portale ed attribuite un tag “nofollow” al link. In questo modo saranno più difficili le penalizzazioni dei motori di ricerca.
Ricordate che il portale non è il sito del condominio, non è quindi la proposta da presentare ai condomini qualora richiedessero quanto previsto dall’art. 71 ter del Codice Civile. Rimane comunque un ottimo strumento informativo, capace di ridurre le richieste di produzione documenti allo staff dello studio amministrativo.
Dalla nostra esperienza nel settore, spesso ci capita di venire a conoscenza del fatto che alcuni amministratori facciano pagare ai condòmini l’accesso al portale del software gestionale. Noi sconsigliamo tale pratica in quanto consigliamo di ridurre il più possibile i costi presentati ai condòmini, per rimanere concorrenziali nei confronti dei competitor, soprattutto considerando che solitamente i portali costituiscono uno dei servizi compresi nel costo del gestionale.
Quale software gestionale?
A nostro avviso tutti i software che rispettano quanto descritto, sono validi. Soprattutto se sottoposti ad aggiornamenti continui ed in grado di sviluppare in modo rapido le variazioni richieste per adeguarsi a quanto previsto dalle norme.
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