La riforma del condominio ha creato una figura altamente professionalizzata dell’amministratore con una serie di conseguenti responsabilità. In questa sede ci limitiamo ad affrontare il caso dell’amministratore disonesto che abbia agito in danno del condominio. Non è necessario che l’amministratore scappi con la “cassa”, è sufficiente che il denaro del condominio finisca, anche temporaneamente, sul conto personale dell’amministratore o che i fornitori non vengano pagati puntualmente. Vedremo quali sono i reati ipotizzabili e le possibili contromosse. Anticipiamo fin da ora che le operazioni di recupero sono estremamente difficili per cui la mossa migliore è il controllo preventivo.
Leggiamo quali possono essere le soluzioni e la relativa prevenzione grazie al sito condominiale.
Mancano norme precise
La possibilità di un’azione risarcitoria contro l’amministratore è disciplinata in modo specifico dall’articolo 1131 codice civile che, all’ultimo comma, prevede il risarcimento del danno per l’amministratore che non dà notizia dell’atto di citazione o del provvedimento a lui notificato. Per configurare la responsabilità risarcitoria dell’amministratore occorre fare riferimento a norme di carattere generale in tema di mandato (articolo 1703 codice civile); l’amministratore è tenuto ad agire con la diligenza legata alla sua specifica preparazione professionale e risponde, quindi, dei danni arrecati al condominio.
Mancando le norme di legge, è saggio affidarsi ad un sistema di controllo molto efficace: il sito condominiale. È diritto di ogni condomino richiederlo all’amministratore. se l’assemblea approva la richiesta, l’amministrazione DEVE provvedere a farlo realizzare.
Possibili due alternative: civile e penale
Il condominio che voglia agire contro l’amministratore ha, in linea di principio, due strade parallele, quella civile e quella penale. La prima mira all’ottenimento del risarcimento del danno ma può rivelarsi estremamente lunga e defaticante. La seconda potrebbe essere più rapida in quanto, accertato il reato, il risarcimento sarebbe quasi automatico ma la strada è tutta in salita, occorre presentare una denuncia penale (esponendosi ad una controdenuncia dell’amministratore) e affrontare l’alea del giudizio. E non finisce qui! Il condominio che voglia ottenere il risarcimento del danno non deve dimenticare, in sede penale, di costituirsi parte civile (Cassazione, 29 gennaio 2014, n. 3958).
L’appropriazione indebita
L’appropriazione indebita (articolo 646 codice penale), ricorre nel caso in cui l’amministratore si appropri del denaro del condominio. Prima della riforma del 2012 la confusione di gestione tra il patrimonio dell’amministratore e quello del condominio, ovvero dei diversi condomìni gestiti dallo stesso amministratore, era all’ordine del giorno. La riforma ha rimediato con l’articolo 1129 codice civile che obbliga l’amministratore a far transitare, sul conto corrente intestato al condominio, tutte le somme ricevute, permettendo a ciascun condòmino di visione la rendicontazione periodica. Tale norma rende più difficile –ma non esclude – che l’amministratore si appropri di denaro del condomìnio o lo utilizzi per altri scopi.
L’appropriazione indebita per mancata restituzione della documentazione
L’articolo 1129 codice civile prescrive che «alla cessazione dell’incarico l’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio…», nel caso in cui l’amministratore non adempia a tale obbligo, scatta l’appropriazione indebita. La Cassazione ha “bacchettato” l’amministratore che, nonostante la notifica dell’atto con cui il condomino gli intimava di consegnare la documentazione contabile, aveva negato tale restituzione, pur sapendo di essere stato revocato e di non aver più titolo per continuare ad averne il possesso (Cassazione, 10 luglio 2013, n. 29541).
Sia nel caso di passaggio di consegne tra amministratori che di revisione contabile da parte di qualche condomino, il sito condoniniale aggiornato correttamente consente di compiere l’operazione in tempi rapidi e di accorgersi immediatamente di eventuali incongruenze, alla quali sarà chiamata l’amministrazione uscente.
Incoerenza del saldo contabile col saldo di cassa
Una differenza, anche minima, tra le somme indicate nella contabilità e l’effettiva giacenza di cassa configura il reato di appropriazione indebita a carico dell’amministratore in quanto tale differenza potrebbe fondarsi su presupposti illeciti. L’esiguità dell’ammanco, infatti, non esclude la responsabilità penale dell’amministratore che, per evitare la condanna, dovrà dimostrare che la differenza tra il dato contabile e la giacenza di cassa è stata causata da altre ragioni, ad esempio da un errore (Cassazione, 5 ottobre 20111, n. 36022).
In caso di ammanchi di cassa, soprattutto se ingiustificabili, è immediatamente visualizzabile dal sito condominiale, se si provvede a collegarlo al conto corrente del condominio (sempre provvedendo a garantire la privacy).
Anche gli interessi generano responsabilità
L’appropriazione indebita ricorre anche per il semplice ed indebito lucro che l’amministratore possa ricavare depositando il danaro condominiale su propri conti o utilizzandolo per l’acquisto di titoli od altri beni a proprio nome (Cassazione, 9 novembre 1987).
La truffa ed il falso in scrittura privata
L’amministratore disonesto potrebbe “fare il furbo” redigendo un falso rendiconto o falsificando i documenti contabili allo scopo di trarre in inganno i condòmini e indurli ad effettuare dei versamenti in realtà non dovuti (Tribunale di Firenze, 30 marzo 2000). In questo caso potrebbe scattare il reato di truffa (articolo 640 codice penale) ovvero di falso in scrittura privata (articolo 485 codice penale).
Questo comportamento è difficile se non impossibile se il condominio ha a disposizione un sito da cui può controllare documenti e gestione.
L’azione di rendiconto
L’articolo 1713 codice civile pone a carico del mandatario (e, quindi, dell’amministratore) l’obbligo di rendere il conto della gestione. Tale obbligo si concretizza nel dovere di consegna della documentazione (ricevute, fatture, lettere contabili, scontrini fiscali, etc.,) atta a verificare l’operato del mandatario (Cassazione, Sez. II, 30 agosto 1994, n. 7592).
Nel caso in cui l’amministratore rifiuti di adempiere ai propri obblighi, i condomini possono chiedere il conto della gestione. Ma, in pratica, cosa vuol dire? In parole povere si chiede all’amministratore di fornire la prova non soltanto dell’entità e della causale delle spese effettuate ma, più in generale, delle modalità di esecuzione dell’incarico, allo scopo di valutare la buona amministrazione (Cass., sez. III, 9 febbraio 2004, n. 2428; Cass., sez. I, 23 aprile 1998, n. 4203; Cass., sez. I, 10 dicembre 2009, n. 25904). Occorre tener presente che la morte dell’amministratore comporta l’estinzione del mandato ma non fa venir meno l’obbligo del rendiconto che (in quanto obbligazione patrimoniale) si trasmette agli eredi in virtù delle norme generali in tema di successione ( Cass., sez. II, 10 giugno 2003, n. 9262; Cass., sez. III, 4 settembre 1998, n. 8801).
Altra azione contro l’amministrazione è quella di restituzione, disciplinata dall’art. 948 codice civile che permette al proprietario di «rivendicare la cosa da chiunque la possiede o detiene …». L’azione è esperibile anche con un provvedimento d’urgenza ex articolo 700 codice procedura civile (Trib. Roma, 7 dicembre 1998; Trib. Bologna, 26 maggio 1998; Trib. Trieste, 3 aprile 1993). In sostanza, il nuovo amministratore, anche senza autorizzazione dell’assemblea (Trib. Salerno Sez. I, 7 agosto 2008; Cass. civ. Sez. II, 3 dicembre 1999, n. 13504; Trib. Roma, 18 marzo 1987), può agire, anche in via di urgenza, per ottenere la consegna immediata di tutti i documenti e delle somme del condominio da parte del suo predecessore.
Possibile anche il decreto ingiuntivo
Parte della giurisprudenza ammette anche il ricorso al decreto ingiuntivo per ottenere la consegna della documentazione e della cassa condominiale, illegittimamente detenuta dall’amministratore (Tribunale Ariano Irpino, 24 aprile 2007; Cass. Civ., II sez., 14 dicembre 1978, n. 5957). Se l’amministratore non consegna i documenti e la cassa, può essere condannato non solo alla consegna, ma anche al risarcimento del danno causato al condominio che potrà essere liquidato dal Giudice secondo equità sollevando il condominio dall’onere di quantificare il danno (Tribunale Padova, Sez. I, 14 giugno 2003).
Essenziale il rendiconto annuale
Il rendiconto rappresenta le quote versate dai singoli condomini e le spese sostenute e si traduce nel bilancio che, approvato dall’assemblea, diventa definitivo ove non venga impugnato nei trenta giorni successivi alla approvazione o alla notifica del verbale assembleare con cui si ratifica la gestione (art. 1137 codice civile). L’approvazione del bilancio preclude l’azione di responsabilità contro l’amministratore? Sul punto esistono due orientamenti. Il primo esclude che si possa attivare una azione di responsabilità successivamente all’approvazione del bilancio (Tribunale di Salerno 30 gennaio 2010). Altri ritengono possibile l’azione di responsabilità anche successivamente all’approvazione del bilancio consuntivo.
In linea di massima, approvato il bilancio e spirato il termine per l’impugnativa, il rendiconto diventa immodificabile. Esistono, però, delle eccezioni alla regola. Se il rendiconto è falsificato, l’approvazione assembleare è viziata, con la conseguente possibilità di azione giudiziaria nei confronti dell’amministratore. In ogni caso, si esclude che l’assemblea possa trasformare un atto illecito in lecito; per cui deve ritenersi possibile una azione di responsabilità contro l’amministratore (anche dimesso- destituito), successiva all’approvazione del bilancio consuntivo.
Questo ed altri documenti contabili devono essere sempre facilmente reperibili e consultabili, cosa molto semplice se pubblicati sul sito condominiale. Potete insospettirvi sulla corretta gestione dell’amministratore se ad esempio, non aggiorna il sito con il verbale dell’assemblea svolta da poco.
Spesso le azioni contro l’amministratore non approdano a nulla
Abbiamo visto che il condominio che voglia far valere le proprie ragioni contro l’amministratore troppo furbo ha un ampio ventaglio di possibilità ma, purtroppo, non bisogna illudersi. Intraprendere un’azione legale contro l’amministratore richiede tempi lunghi e la necessità di anticipare le spese di giustizia. Sia che si voglia intraprendere la strada dell’azione penale che di quella civile, occorre mettere sul piatto della bilancia la normale alea del giudizio e, nella migliore delle ipotesi, occorrerà affrontare l’esecuzione nei confronti dell’amministratore che, nei tempi tecnici di giustizia, avrà tutto il tempo per far sparire il proprio patrimonio lasciando i creditori con un pugno di mosche in mano. E allora? Allora è meglio giocare d’anticipo “placcando” l’amministratore anche a rischio di passare per rompiscatole. Talvolta usare la “mano ferma” permette di prevenire situazioni di dissesto finanziario ed evitare ammanchi anche rilevanti.
Per prevenire efficacemente comportamenti disonesti, poco trasparenti o evidenti errori, è consigliabile collegare il sito condominiale con il conto corrente del condominio, così da poterne verificare la contabilità.
Pagare con assegno non costituisce un rimedio
Pensare che versare le quote condominiali con assegno metta al riparo dalle brutte sorprese è solo una pia illusione. L’amministratore disonesto, infatti, invece di versare l’assegno sul conto condominiale, potrebbe negoziarlo e far confluire le somme nelle proprie tasche. In questo caso il condòmino, per dimostrare di aver effettuato i versamenti, dovrà farsi carico di rintracciare tutti gli assegni emessi, chiedere alla propria banca una copia del titolo negoziato, dimostrare che l’assegno è stato incassato dall’amministratore e, solo a questo punto, sarebbe liberato dall’obbligo di versare le quote condominiali. Il che non vuol dire possibilità di recupero nei confronti dell’amministratore disonesto.
Come evitare le brutte sorprese
Il bonifico o il versamento su conto corrente del condominio mette al riparo da brutte sorprese in quanto le somme confluiscono direttamente sul conto del condominio e sarà molto più agevole dimostrare l’avvenuto pagamento.
Il più delle volte l’approvazione del bilancio tarda e, nel frattempo, il danno potrebbe essere ormai fatto ed irrecuperabile. E’ buona norma verificare costantemente la gestione anche chiedendo di esaminare gli estratti conto bancari. Se non si ha tempo, è possibile fare comunella con il vicino di casa e “darsi il cambio” verificando costantemente l’andamento della gestione. Se si scoprono anomalie, meglio chiedere subito spiegazioni piuttosto che perdere tempo inutilmente.
Poter contare su un sito condominiale efficiente e ben strutturato, rende la possibilità di controllo estremamente facile.
Verificare l’elenco dei fornitori
Tutti i condomini hanno il diritto di chiedere l’elenco dei fornitori del condominio comprensivo dei loro riferimenti; ottenuto tale elenco sarebbe opportuna una chiacchierata per sapere se ci sono pendenze verso il proprio condominio. In tal modo è possibile monitorare l’esposizione debitoria e, in caso di difficoltà, è possibile chiedere chiarimenti all’amministratore. Se l’amministratore rifiuta di comunicare l’elenco dei fornitori o non fornisce spiegazioni soddisfacenti sui ritardati pagamenti, il condòminio potrà chiedere spiegazioni in assemblea che, nel caso, potrà anche revocare l’amministratore e affidare l’incarico ad un altro amministratore.
Un sito condominiale deve sempre consentire la consultazione dell’elenco fornitori, facilmente gestibile, con indirizzi e-mail e numeri di telefono cliccabili così da garantire un contatto immediato con il professionista desiderato.
Occhio alle referenze
Sul mercato esistono numerosi professionisti seri che esercitano con dedizione ed impegno e, per questo, sono ben conosciuti. Altri colleghi sono altrettanto conosciuti per non godere d “grande stima”. Al momento di nominare il nuovo amministratore sarebbe opportuno fare ricorso al “passaparola” per informarsi sulla serietà dell’interlocutore senza limitarsi a scegliere il preventivo più basso tenendo bene a mente che l’amministratore gestirà il nostro portafoglio.
Occorre considerare che l’amministratore impiega il proprio tempo e professionalità per trarre un utile dalla propria attività e, se il preventivo è eccessivamente basso, c’è il rischio che i servizi siano inefficienti o, peggio ancora, che l’amministratore sia costretto a “fare la cresta” per far quadrare i propri conti.
Potrebbe essere utile chiedere al candidato se amministra altri condomini e da quanto tempo e verificare di persona, chiedendo informazioni al portiere o ai proprietari di questi immobili se effettivamente conoscono quell’amministratore e se gode di buona reputazione. Scoprire che ci sono lamentele sulla gestione potrebbe essere un campanello d’allarme.
Il sito di uno studio amministrativo, deve possedere una pagina con le testimonianze dei clienti, anche sotto forma di recensioni. Questo è un passo essenziale per generare o confermare una buona web reputation.
Esaminare le pezze giustificative
E’ buona norma il controllo programmato (almeno una volta l’anno) delle scritture contabili, fiscali e bancarie che devono essere obbligatoriamente conservate presso lo studio dell’amministratore. Esaminare le singole fatture potrebbe essere inutile; occorre esaminare tutta la documentazione contabile ovvero:
– estratti conto bancari;
– pagamenti effettuati con i MOD. F24 (pagamento delle RA)
– pagamenti delle polizze condominiali
– prospetto delle vertenze in corso specie per quanto riguarda le azioni di recupero crediti contro i condomini morosi;
– quietanze relative ai pagamenti dei servizi (acqua, luce, gas, riscaldamento eccetera).
Tutti i documenti del condominio devono essere pubblicati tempestivamente e correttamente, facendo attenzione a privacy e gestione dei database.
Per mettere in pratica questi ed altri suggerimenti virtuosi, è indispensabile rivolgersi a professionisti esperti, consulta le nostre proposte.
