Tutti siamo abituati ad inviare e ricevere centinaia di e-mail al giorno, siamo sicuri di farlo in modo corretto? Esistono numerosi accorgimenti per essere certi che l’operazione venga svolta in modo corretto, comprendendo sia motivi tecnici che normativi. Non seguire le regole? I rischi che ne derivano sono delle pesantissime sanzioni.
Come comunicare con i condomini
Ormai esistono numerosi canali per mantenere i contatti con i condomini ma non tutti sono vantaggiosi ed altri addirittura costituiscono fonte di problemi. Le e-mail sono lo strumento più efficace e diffuso per ricevere documenti e comunicazioni ed al pari di altri sistemi, devono essere configurate in modo corretto.
Le Raccomandate ormai costituiscono l’alternativa alle e-mail, qualche tempo fa era esattamente il contrario. L’invio del cartaceo è rischioso perché è facilmente deteriorabile, proviamo a pensare a chi possiede le cassette della posta all’esterno. È vero, le raccomandate non vengono lasciate nelle cassette ma il rischio di trovarle danneggiate è comunque alto.
Le PEC, per quanto previste dal Codice Civile per le comunicazioni ufficiali al condominio, sono ancora poco utilizzate anche se garantiscono la prova di ricevimento e di invio. Il lato negativo è costituito dal costo che per quando risibile (circa 5/10€ all’anno), è spesso motivo di inutilizzo.
I sistemi di messaggistica sono estremamente diffusi ma esiste un lato oscuro. Questi strumenti sono un enorme problema per quanto riguarda la Privacy ed il trattamento dei dati* (clicca qui per saperne di più). Utilizzarli ha il vantaggio di accontentare i tanti utenti che ormai quasi lo pretendono, anche per le comunicazioni del condominio. Lo svantaggio è che l’utilizzo potrebbe portare a pesanti sanzioni* per l’amministratore, anche a livello penale.
La consegna manuale di comunicazioni cartacee è un metodo estremamente sicuro (ricordatevi di far firmare la distinta) ma estremamente dispendioso per il tempo che richiede tra le operazioni di stampa e distribuzione. Se avete a cuore lo sviluppo dello studio di amministrazione stabili, lasciate queste pratiche al passato.
Come impostare le e-mail per i condomini
Eccoci ai consigli pratici per impostare correttamente l’invio di comunicazioni alla compagine condominiale. Evitare che le e-mail finiscano nello spam è molto importante. Purtroppo ogni provider e sistema adotta dei parametri differenti per considerare cosa sia spam e cosa no. Se si viene riconosciuti come spammer, l’IP potrebbe venir compromesso e da quel momento in poi, tutte le comunicazioni saranno automaticamente indicate come spam.
Gli indirizzi dei condomini
Il primo errore da evitare assolutamente è inviare le e-mail per i condomini con gli indirizzi nel campo “a”. Gli indirizzi DEVONO essere inseriti nel campo “ccn”! Questo è un preciso obbligo imposto dal Garante per la Privacy.
Non ottemperare a questa semplice indicazione, configura una comunicazione non autorizzata di dati personali.* I principali programmi di posta possono disattivare in automatico il campo “a” e lasciare disponibile solo il “ccn”, in questo modo si ha la certezza di utilizzare il campo corretto.
I migliori software gestionali sono in grado di inviare e-mail e PEC, devono essere configurati in modo da non rendere visibili gli indirizzi della compagine condominiale.
La dimensione delle e-mail
L’invio cumulativo di una stessa comunicazione, si devono considerare alcuni accorgimenti. Consigliamo a priori di non superare i 20 Mb di allegati per un singolo invio. Oltre questa dimensione alcuni sistemi non consentono l’invio o la ricezione dell’e-mail.
Se il numero di documenti da allegare è elevato, si consiglia di ridurre le dimensioni dei file sia che si tratti di pdf prodotti in automatico o di scansioni. Nel caso di scansioni, è opportuno impostare lo scanner sui 150/200 dpi. Questa è la configurazione ottimale per il compromesso tra dimensioni e leggibilità.
Nel caso in cui i condomini siano più di 20 e l’invio di documenti sia identico per tutti, ad esempio il rendiconto o l’emissione rate, è meglio procedere a più invii, modificando leggermente l’oggetto. L’invio a molti indirizzi di una comunicazione avente gli stessi allegati e lo stesso oggetto, potrebbe essere considerato spam.
Link ed immagini contenute nel corpo della e-mail
anche per quanto riguarda l’inserimento di link ed immagini nelle e-mail per i condomini, bisogna essere limitati. Ad esempio, si vuole mandare una mail con dei link per collegare la fonte di un’informazione con il testo. Questi link devono essere pochi.
Stesso discorso per le immagini inserite nel corpo della e-mail, usarne sempre poche e di dimensioni ridotte. Non utilizzare esclusivamente immagini, deve essere compreso del testo. Entrambi questi parametri sono considerati per individuare possibile spam.
Utilizzo delle PEC
L’amministratore può utilizzare la PEC per l’invio di qualsiasi comunicazione ai condomini. Attenzione a che venga soddisfatta una condizione essenziale: l’indirizzo di invio e quello di ricevimento devono essere entrambi PEC.
Se si utilizza un indirizzo e-mail normale e si manda una comunicazione ad una PEC, questa non verrà ricevuta. Se l’indirizzo che invia è PEC e quello che riceve è e-mail, la comunicazione verrà inviata ma non sarà creata la prova di invio e ricevimento, (venendo a mancare la prova legale) caratteristica delle PEC.
Altri accorgimenti per le e-mail condominiali
Consigliamo di invitare i condomini ad aggiungere l’indirizzo e-mail dell’amministratore (o quello che utilizza per gli invii). In questo modo sarà più difficile che le e-mail per i condomini finiscano nello spam.
Se un condomino invia una comunicazione ad altri condomini, allegando anche l’amministratore, senza provvedere a nascondere gli indirizzi, consigliamo che l’amministratore richieda a tutti di non salvare gli indirizzi e di cessare questo genere di pratiche, in quanto non consentite dal Garante.
L’oggetto non deve contenere parole abitualmente utilizzate nello spam. È vero che è difficile utilizzarle per le e-mail per i condomini ma non così impossibile. Mai utilizzare parole come: ATTENZIONE, AVVISO, ALLERTA, EURO, GRATIS, €, ecc. soprattutto se in maiuscolo. Meglio evitare i punti esclamativi (!!!), i punti interrogativi (???), quelli di sospensione (…) e gli emoji 👍
Ultimo consiglio dedicato non allo spam ma al phishing. Bisogna assolutamente evitare che le e-mail per i condomini vengano considerate truffe e quindi non aperte. Siate professionali soprattutto nella composizione dell’oggetto, utilizzate sempre le stesse grafiche, pochi format consolidati, ovvero modelli di comunicazioni standard (in questo sono particolarmente utili i software gestionali), ad esempio: sollecito, estratto conto, ecc. Potrete sembrare più banali di quel che siete ma la creatività nell’amministrazione condominiale è più un problema che una risorsa.
*Sanzioni previste per le violazioni in materia di trattamento dati personali
Le violazioni (art. 83, par. 5, GDPR), per il quale sono previste sanzioni fino 20 milioni di euro o, per le imprese, fino al 4 % del fatturato mondiale totale annuo dell’esercizio precedente, se superiore, riguardano:
a) inosservanza dei principi di base del trattamento, comprese le condizioni relative al consenso, a norma degli articoli 5, 6, 7 e 9;
b) inosservanza dei diritti degli interessati a norma degli articoli da 12 a 22;
c) inosservanza dei trasferimenti di dati personali a un destinatario in un paese terzo o un’organizzazione internazionale a norma degli articoli da 44 a 49;
d) inosservanza di qualsiasi obbligo ai sensi delle legislazioni degli Stati membri adottate a norma del capo IX;
e) inosservanza di un ordine, di una limitazione provvisoria o definitiva di trattamento o di un ordine di sospensione dei flussi di dati dell’autorità di controllo ai sensi dell’articolo 58, paragrafo 2, o il negato accesso in violazione dell’articolo 58, paragrafo 1;
f) inosservanza degli articoli 2-ter, 2-quinquies, comma 1, 2-sexies, 2-septies, comma 8, 2-octies, 2-terdecies, commi 1, 2, 3 e 4, 52, commi 4 e 5, 75, 78, 79, 80, 82,
92, comma 2, 93, commi 2 e 3, 96, 99, 100, commi 1, 2 e 4, 101, 105 commi 1, 2 e 4, 110-bis, commi 2 e 3, 111, 111-bis, 116, comma 1, 120, comma 2, 122, 123, commi 1, 2, 3 e 5, 124, 125, 126, 130, commi da 1 a 5, 131, 132, 132-bis, comma 2, 132-quater, 157, nonche’ delle misure di garanzia, delle regole deontologiche di cui rispettivamente agli articoli 2-septies e 2-quater.
Se l’argomento trattato è stato di tuo interesse, richiedi alla tua associazione di inserire i nostri corsi sugli strumenti informatici, dedicati agli amministratori di condominio, nella loro offerta formativa prevista dal DM 140/14.
