I provvedimenti per il contenimento del Covid-19 si susseguono e diventano sempre più restrittivi. Gli amministratori di condominio non sono esclusi e devono rispettare i decreti, rimanendo comunque operativi per poter gestire le tante emergenze che possono verificarsi in condominio.
Dobbiamo considerare che per quanto molti fornitori di servizi primari abbiano accettato di differire le richieste di pagamento, continuando ad erogare, l’amministratore di stabili è chiamato a risolvere le situazioni di rischio potenziale, le emergenze e le difficoltà generate dal Covid-19.
Ecco qualche consiglio per mantenere operativi i servizi essenziali dello studio amministrativo, pur chiudendo l’accesso al pubblico e limitando il contatto con le persone, salvaguardando la salute dei collaboratori.
Chiudere lo studio amministrativo al pubblico
Comunicare l’avviso con tutti gli strumenti disponibili* che lo studio rimarrà chiuso in adempimento a quanto previsto dal DPCM del 4 Marzo 2020 e successivi. Non si potrà più ricevere pubblico presso l’ufficio dell’amministratore, senza eccezioni. Questo non significa che il lavoro vada interrotto. Come proseguire?
Innanzitutto il suddetto DPCM consiglia di adottare, qualora possibile, il “lavoro agile“. Questo significa che i collaboratori di studio potranno rimanere a casa e proseguire nelle loro mansioni. Non rimanere indietro nelle normali operazioni è alla base per una ripresa rapida e con meno complicazioni.
*Si ricorda che alcuni strumenti di contatto non sono utilizzabili perché non rispettano quanto richiesto dal GDPR
Deviazione di chiamata
La prima operazione da fare è di predisporre una deviazione di chiamata dal numero dello studio ad altro, magari uno smartphone. La deviazione deve comprendere anche la segreteria telefonica o poterne accedere ai contenuti anche da altro numero.
In alternativa va registrato un messaggio nella segreteria telefonica del numero dello studio in cui si specifica che non si riceve pubblico e per i solo casi di emergenza si può contattare un altro recapito. Non è questo il momento per discutere della data di scadenza della 4ª rata, ad esempio.
Predisporre una connessione da remoto al pc
Questo è un punto essenziale per superare le difficoltà dello studio amministrativo durante il Covid-19. I sistemi per accedere al computer o al server dell’ufficio sono molti. Dalla VPN, (comoda ma abbastanza lenta), alle utenze in cloud (se previste dai software utilizzati). Chiedete consiglio alla vostra assistenza tecnica. È inoltre possibile utilizzare programmi dedicati come ad esempio: TeamViewer (più consigliato) o Anydesk.
Le ultime 2 soluzioni sono gratuite. Va considerato che qualsiasi problema intervenga sul computer in ufficio (ad esempio uno spegnimento imprevisto o la caduta di connessione), sarà necessario recarsi fisicamente alla macchina. Inoltre, fate attenzione a che:
- Si utilizzi la stessa versione sui pc che dovranno essere collegati.
- Lasciare il programma attivo sul computer in ufficio, così da potervi accedere in qualsiasi momento.
- Non terminare il software da remoto.
- Evitare di procedere ad aggiornamenti software, questi potrebbero causare il riavvio della macchina e la conseguente disconnessione.
Se non si presentano problematiche impreviste, con qualche rallentamento, è possibile gestire la parte del lavoro gestibile con i computer.
Contatti tra colleghi
Anche in questo caso le soluzioni tecniche sono molte. L’importante è poter consentire il collegamento audio e via chat a tutti i collaboratori, amministratore compreso, come se fossero tutti presenti e consentire il corretto passaggio di informazioni.
La prima distinzione è riferita al sistema operativo utilizzato dallo studio amministrativo. Possiamo determinarne i 2 principali.
Apple
Consente chiamate e messaggistica di gruppo tramite i programmi FaceTime ed iMessage. Il primo consente conference call gestibili non solo tramite iPhone ma anche da Mac. Potrete anche ricevere messaggi di testo di gruppo o privati sempre gestibili da tutti i device Apple. Questi programmi sono gratuiti per i possessori di prodotti Apple ma non sono utilizzabili su macchine di altre marche.
Microsoft
Se siete in possesso di Office 365, è attivabile Teams che consente chiamate e messaggistica con tutti gli appartenenti al gruppo organizzato dall’amministratore. Questo software può essere utilizzato su qualsiasi pc con sistema operativo Windows ma anche su iPhone tramite app dedicata.
Mantenere il contatto con i fornitori del condominio
Non saranno solo i condomini da gestire a distanza ma anche i fornitori. Fortunatamente oggi con strumenti quali bonifici online, possibilità di ricevere file di immagine o video, è più semplice seguire lavori urgenti anche senza essere in loco, con la relativa sicurezza del corretto svolgimento dei lavori.
Esistono software gestionali che consentono di tracciare tutte le operazioni di manutenzioni o di un sinistro tramite app o portali web. Adottando questi strumenti sarà più semplice superare le difficoltà dello studio amministrativo durante il Covid-19.
In alternativa i fornitori (che possono operare per assicurare i servizi essenziali), dovranno utilizzare e-mail per trasmettere la documentazione all’amministratore di stabili. Nel caso i file dovessero essere molto “pesanti”, è possibile utilizzare programmi quali Wetransfer o condividerli tramite Onedrive (Office) o iCloud (Apple).
Soluzioni per la contabilità condominiale
Anche se alcuni fornitori possono dimostrare comprensione per i ritardi nei pagamenti, altri non possono averne come ad esempio le imprese di pulizie, necessarie per le operazioni di sanificazione. Si rende quindi necessario predisporre soluzioni per rimpinguare il conto corrente considerando l’impossibilità dei versamenti in contanti.
Il ritiro delle quote condominiali a domicilio è fuori discussione, come anche le proposte che molti amministratori stanno ricevendo, come ad esempio: “Ti pago quando riapri l’ufficio”. Non si può espettare!
Si devono dare istruzioni per procedere ai versamenti tramite bonifici o con bonifici postali per i nostalgici del “pago in contanti”, visto che possono essere pagati anche presso le tabaccherie (esercizi aperti per decreto). In alternativa possono essere utilizzati i MAV ma questi richiedono accordi bancari che è difficile rendere efficaci in breve tempo.
Come cambiare lo studio amministrativo dopo il Covid-19
Sono molte le difficoltà da affrontare per lo studio amministrativo durante il Covid. Utilizzando strumenti appropriati si possono non solo risolvere gli attuali problemi ma trovare soluzioni utili anche dopo la ripresa.
Utilizzare maggiormente il telelavoro può portare molti vantaggi ai collaboratori dell’amministratore in relazione ad una maggiore produttività, minori ritardi e migliori rapporti interpersonali.
Si possono consolidare in buone abitudini l’utilizzo di bonifici e MAV in alternativa ai versamenti in contanti che rende più semplice la tenuta della contabilità ed i relativi controlli automatizzati.
L’adozione di un software gestionale in cloud consente di poter lavorare ovunque ci sia una connessione internet. Oltre a questo, sarà possibile elaborare le dichiarazioni fiscali, redigere consuntivi con riconciliazione bancaria, predisporre l’emissione di un piano rateale con MAV e pagare le fatture tramite software. Tutte operazioni che consentiranno molta più velocità, con il relativo risparmio di tempo, tempo che potrà essere utilizzato nello sviluppo aziendale dello studio amministrativo.
La pausa studio amministrativo durante il Covid è l’occasione per curare il marketing e la presenza online. In questo momento tutte le persone bloccate in casa sono connesse ad internet, mai come ora la resa pubblicitaria sul web è stata così alta. Approfittane per impostare un funnel dedicato all’incremento del portafoglio di condomini da amministrare.
