Le Nazioni Unite hanno pubblicato uno studio per far comprendere come funziona un condominio. In molti Paesi, soprattutto dell’Europa orientale o centro Asia, devono prendere confidenza con quella che per loro è la novità del condominio.
La guida “Guidelines on the Management and Ownership of Condominium Housing”, è stata predisposta dalla Commissione economica per l’Europa delle Nazioni Unite (ECE) e dal gruppo di consulenza del mercato immobiliare (REM).
Chi è UNECE
Lo studio “Linee guida per la gestione e la proprietà degli alloggi dei condomini” è stato pubblicato da UNECE (United Nations Economic Commission for Europe).
L’obiettivo principale dell’UNECE è promuovere l’integrazione economica paneuropea. L’UNECE comprende 56 Stati membri in Europa, Nord America e Asia. Tuttavia, tutti gli Stati membri interessati delle Nazioni Unite possono partecipare ai lavori dell’UNECE. Oltre 70 organizzazioni professionali internazionali e altre organizzazioni non governative prendono parte alle attività dell’UNECE.
Lo studio sul condominio
UNECE ha stilato definizioni, caratteristiche, normative e soggetti coinvolti nel condominio. Lo ha fatto per dare una indicazione chiara di come funziona la compagine condominiale, i doveri dei condomini, degli inquilini e di tutte le altre figure comprese nell’anagrafica.
Quel che ormai sembra ovvio a noi, non è detto che sia noto a tutti. Spesso gli stranieri non sono preparati alle dinamiche condominiali. Con lo studio “Linee guida per la gestione e la proprietà degli alloggi dei condomini”, UNECE si pone l’obiettivo di colmare questi vuoti permettendo a tutti di comprendere cosa sia un condominio.
Doveri dell’amministratore di condominio
A pagina 31 troviamo l’interessante paragrafo che descrive quali sono i doveri in capo all’amministratore di condominio. L’amministratore deve agire secondo le leggi, gli statuti, gli accordi e le decisioni dei condòmini. Nello specifico:
- Leggi in materia condominiale del Codice civile
- Atti sulla proprietà condominiale
- Regolamento condominiale
- Contratto di gestione
- Decisioni prese dai condomini.
L’elenco delle mansioni che l’amministratore deve assolvere, continua prendendo in esame i compiti principali.
COMPITI AMMINISTRATIVI
- Esecuzione di tutti i compiti necessari per garantire adeguate procedure assembleari
- Attuare tutte le decisioni prese durante le riunioni dell’assemblea
- Proposta di preventivo della gestione annuale
- Preparazione di rapporti mensili / trimestrali sullo stato della gestione
- Assumere, supervisionare e licenziare dipendenti
- Accettare obblighi contrattuali esterni, inclusi assicurativi, legali e comunali, relazioni e documenti
- Comunicazione di informazioni a nuovi proprietari / inquilini, ecc.
- Notifica ai proprietari delle unità di violazioni e / o pagamenti di spese condominiali insolute
- Rappresenta il condominio.
COMPITI FINANZIARI
- Apertura e controllo dei conti bancari
- Preparare il bilancio e la contabilità
- Controllo e pagamento di fatture e tasse
- Controllo, raccolta e follow-up dei pagamenti delle spese condominiali dei condomini
- Pagamento di stipendi ai dipendenti, ecc.
gestione IMMOBILIARE
- Fornitura di servizi pubblici
- Manutenzione, riparazioni e miglioramenti
- Attuazione delle regole condominiali come specificato nel regolamento condominiale
- Lavoro volontario da parte di dipendenti, ecc.
- Garantire la conformità con le linee guida di sicurezza ed evacuazione in conformità alla Legge nazionale.
La scelta dell’amministratore
Qui veniamo al punto che maggiormente interessa OS Informatica ed i suoi clienti. Troviamo decisamente interessanti quali sono le caratteristiche che le Nazioni Unite richiedono ad un amministratore di condominio e come si svolge la ricerca del professionista giusto a cui affidare il condominio.
Quelle raccolte possono considerarsi un’importante base da considerare qualora si intenda svolgere la professione all’estero. Scopriamo quali potrebbero essere le procedure previste per la selezione e l’assunzione.
Assumere un manager professionale
La selezione e la conclusione del contratto di assunzione di un amministratore è un processo importante e che richiede tempo. La responsabilità spetta all’assemblea o ad un comitato speciale che viene eletto in una riunione dei proprietari o del consiglio.
Assumere un dirigente è una decisione importante e il processo di selezione e conclusione dell’accordo è più semplice se il comitato ha esperienza in affari, proprietà e questioni tecnico / ingegneristiche. Nei Paesi in cui la costituzione di un’associazione di proprietari non è richiesta dalla Legge, di solito è preferibile che i proprietari delle unità decidano in merito alla gestione professionale mediante voto a maggioranza semplice piuttosto che impegnarsi nell’autogestione, in particolare per le grandi proprietà costituite da molte unità condominiali e vasta proprietà comune.
A meno che l’accordo condominiale non fornisca una descrizione del profilo dell’amministratore, il comitato deve redigere i termini e le condizioni del lavoro e definire le aspettative di chi gestirà il condominio. Tutto ciò dovrebbe essere specificato nel contratto di gestione proposto (cfr. Allegato IV).
Una volta finalizzati i termini e le condizioni del lavoro, l’assemblea di solito pubblicizza l’apertura della selezione del profilo dell’amministratore desiderato, attraverso i canali messi a disposizione per la ricerca di personale presente nel Paese, per identificare il maggior numero possibile di candidati qualificati.
Dopo aver identificato i potenziali candidati, il comitato dovrebbe riesaminare ogni domanda in termini di requisiti di lavoro. Tutti i candidati devono fornire riferimenti, che potrebbero anche includere riferimenti bancari, se necessario. L’assemblea, nell’ambito dell’analisi preliminare delle domande, dovrebbe verificare i riferimenti pertinenti.
La revisione delle domande di solito si traduce in un elenco di candidati considerati idonei per il lavoro. Questi candidati sono quindi invitati per interviste ufficiali. Ogni colloquio dovrebbe essere condotto nel modo più simile possibile e cercare di ottenere le seguenti informazioni:
- Esperienza lavorativa del candidato
- Proposte del candidato sui termini e le condizioni di lavoro
- Capacità del candidato di svolgere il lavoro (qualifiche, tempo, disponibilità)
- Compatibilità del candidato con la visione e gli obiettivi dell’associazione dei proprietari.
Dopo aver completato le interviste, la commissione dovrebbe discutere su ciascun candidato e presentare una raccomandazione alla compagine condominiale. Se necessario, potrebbero essere organizzate seconde interviste con singoli candidati. La raccomandazione del comitato può essere unanime o fatta da una minoranza o maggioranza. È preferibile nominare più candidati per l’esame; tuttavia, in questo caso, i candidati dovrebbero essere raccomandati in ordine di preferenza.
Il consiglio prende la decisione di assunzione finale e offre al candidato selezionato un contratto di gestione. Se l’offerta di lavoro viene accettata, il candidato firma il contratto. Un consiglio dovrebbe collaborare con proprietari di unità qualificati, avvocati, altri consigli o il comune per ottenere le informazioni necessarie per valutare un contratto di gestione prima della firma.
Gestione del condominio
La guida “Linee guida per la gestione e la proprietà degli alloggi dei condomini” prosegue specificando cosa devono prevedere le gestioni ordinarie del condominio.
Viene definita come deve essere impostata la contabilità ed il report o consuntivo. Quali possono essere le pratiche fiscali da affrontare e la normale manutenzione.
Interessante anche l’elenco dei ruoli che sono compresi nel condominio, oltre agli ovvi proprietari ed inquilini. Troviamo anche: unità abbandonate ed occupate (a vario titolo non sempre lecito).
Vengono comprese anche politiche sociali attive a cui l’amministratore si può rivolgere per sovvenzionare il condominio, o approfittare di donazioni, fondi pubblici o ricerca di altre entrate.
Contratti ed accordi condominiali
Al termine delle “Linee guida per la gestione e la proprietà degli alloggi dei condomini”, troviamo una serie di bozze di contratti ed accordi che possono agevolare le assemblee negli accordi condominiali, compresi quelli che legano l’assemblea con l’amministratore.
Conclusioni sulle “Linee guida per la gestione e la proprietà degli alloggi dei condomini”
Interessante notare la presa di coscienza da parte dell’UNECE di quanto importante sia la costituzione del condominio e del suo amministratore.
In altri Paesi la figura del Building manager è molto qualificata e si occupa di mansioni che sono solo accessorie per gli amministratori italiani come ad esempio, gestire le compravendite immobiliari (per cui è necessaria apposita licenza).
È gratificante la consapevolezza di quanto il ruolo dell’amministratore di condominio possa essere rilevante, in tutti i Paesi ed in tutte le forme in cui questa professione viene esercitata.
OS Informatica è vicina agli amministratori che cercano di ampliare il portafoglio di condomini da amministrare, anche all’estero!
