Gestire il network dei fornitori condominiali è sempre stato fondamentale per l’amministratore. Nel corso degli anni, la comunicazione con i fornitori ha subito un’evoluzione parallela al progresso tecnologico: dalle telefonate agli SMS, dalle email alla messaggistica istantanea. Fortunatamente, questo percorso non si è arrestato. Attualmente, gli amministratori di condominio possono avvalersi di strumenti più efficienti, in grado di soddisfare le loro esigenze e quelle dei fornitori.
Il supporto delle piattaforme gestionali
Alcune piattaforme gestionali consentono di archiviare in un unico sistema tutte le informazioni, le comunicazioni, i riferimenti e i documenti relativi a una manutenzione o a qualsiasi altro intervento condominiale.
L’andamento degli interventi viene registrato direttamente dal fornitore, consentendo all’amministratore di accedere alle informazioni in tempo reale e di conoscere sempre chi ha eseguito un’attività, cosa è stato fatto e quando, potendo così fornire un riscontro immediato ai condomini o ad altri interessati.
I sistemi di messaggistica istantanea, seppur molto diffusi, presentano più svantaggi che vantaggi. Costituiscono un rischio per la protezione dei dati e offrono soluzioni inadeguate al lavoro dell’amministratore. È necessario considerare soluzioni più performanti. Esaminiamo quali sono le funzioni realmente utili e imprescindibili.
Le caratteristiche essenziali che deve possedere il gestionale
La prima considerazione riguarda la flessibilità. Il sistema per la gestione del network dei fornitori condominiali deve adattarsi alle esigenze degli utenti, senza imporre condizioni o percorsi obbligati.
L’ideale sarebbe disporre di sistemi dedicati alle diverse tipologie di fornitore. Una pratica legale, ad esempio, prevede passaggi differenti rispetto a una manutenzione condominiale, ma entrambe costituiscono incombenze che l’amministratore deve gestire comunicando in modo efficace con diversi professionisti.
È fondamentale che vengano fornite automaticamente tutte le informazioni utili e indispensabili a chiunque sia incaricato di recarsi in condominio. Ad esempio, comunicare il DVR e fornire contestualmente una piantina con l’indicazione della posizione di valvole, contatori e interruttori, costituisce un’automazione che va a soddisfare alcuni obblighi normativi (art. 17 D.lgs. 81/08) e pratici. In questo modo, ogni fornitore sa dove trovare ciò di cui ha bisogno e dove sono presenti situazioni di rischio.
È possibile rendere disponibili i fascicoli di ogni impianto presente in condominio, al fine di semplificare le procedure di intervento o di rinnovo della documentazione.
È essenziale che gli appuntamenti vengano comunicati a tutti gli interessati, in modo che tutte le persone coinvolte sappiano esattamente quando il fornitore si recherà in condominio. In questo modo, se devono essere presenti nello stesso momento fornitori diversi, non sarà necessario mediare per trovare una data condivisa.
Un sistema diverso per ogni tipologia di intervento
Risulta molto utile se le app dedicate ai fornitori consentono di inviare anche materiale video o fotografico. Avremo a disposizione tutta la documentazione prodotta in un unico contenitore, disponibile a tutti i collaboratori o, se lo si desidera, ai condomini.
Strumenti informatici simili possono essere utilizzati per ogni network dei fornitori condominiali, dalle aziende di multiservizi ai fornitori strutturati o singoli artigiani.
Non devono essere esclusi altri professionisti come ingegneri o avvocati, per consentire anche a questi ultimi di procedere alle loro pratiche, in modo da scambiare richieste e documenti con l’amministratore, senza rischiare ritardi o perdere di vista l’andamento di una procedura.
L’avvocato incaricato del recupero dei crediti condominiali necessita di un accesso ai documenti indispensabili per avviare e condurre le procedure di riscossione. Sia l’amministratore che il legale dovranno fornire le informazioni richieste tempestivamente, verificare la situazione debitoria prima di procedere a fasi successive, e astenersi dall’intraprendere azioni senza considerare la documentazione aggiornata.
Analogamente, si deve configurare l’intervento di altri professionisti le cui procedure prevedono passaggi specifici. I processi di incarico, validazione, sollecito, revisione, aggiornamento e altri, necessitano di funzioni personalizzabili, configurabili dagli utenti e facilmente condivisibili. Solo in questo modo potranno sostituire efficacemente, a vantaggio di tutte le persone coinvolte, altri sistemi meno specifici.
L’utilizzo dell’IA
Infine, si deve considerare l’applicazione dell’intelligenza artificiale, in modo che traduca semplici richieste ricevute dai condomini, o altri segnalanti, nell’apertura e nell’avvio di una pratica di manutenzione. L’argomento è quanto meno attuale, ma è fondamentale sottolineare che, per costituire un aiuto reale, l’intelligenza artificiale deve essere addestrata con una lunga pratica. Tale operazione è necessaria per consentire di attribuire in modo efficace le segnalazioni alle corrette procedure, o attribuirle ai fornitori previsti per quella specifica tipologia di intervento. Superata questa fase, l’intelligenza artificiale diventerà un valido supporto.
