Cosa accade se il condominio indica come Responsabile al trattamento dei dati, una figura differente dall’amministratore? L’amministratore può occuparsi del condominio anche senza poterne gestire i dati? I dati dei condòmini sono considerati sensibili sensibili? Anche se sono dati pubblici, l’amministratore è comunque obbligato a compilare il GDPR?
Queste sono solo alcune domande che ci sentiamo chiedere per fare chiarezza sulla nuova procedura per il trattamento gestione dei dati dei condomini. Facciamo chiarezza sul GDPR per lo studio amministrativo.
Il Responsabile al trattamento dei dati dei condomini
Il GDPR prevede la figura del Responsabile al trattamento dei dati, che non può che essere l’amministratore di condominio. Questo perché il Titolare dei dati è il condominio, questo nomina un delegato ad agire per suo conto.
Ogni condomino può richiedere la cancellazione dei propri dati dal database ma solo dopo il tempo indicato dalle norme sulla conservazione dei dati, ovvero 5 anni. Se la richiesta ricade all’interno dei 5 anni, i dati non devono essere necessariamente cancellati ma possono essere semplicemente criptati.
Un Responsabile al trattamento differente dall’amministratore?
L’amministratore può incaricare un terzo ad archiviare i dati ma per necessità deve essere lui a gestirli. Non è possibile la situazione in cui l’incaricato sia qualcuno di diverso dall’amministratore. Il mandato a ricoprire tale ruolo deve essere contemporaneo alla nomina di amministratore da parte del condominio.
Nel GDPR per lo studio amministrativo, il ruolo di Responsabile deve essere ricoperto dall’amministratore, questi può farsi assistere e certificare da un terzo da lui incaricato, oppure procedere autonomamente.
Come dichiarare di ricoprire l’incarico di Responsabile al trattamento dei dati
All’atto della nomina, l’assemblea deve essere informata che il Responsabile al trattamento dei dati sarà l’amministratore eletto. La dichiarazione deve essere esplicita, dato che l’assemblea deve essere informata su chi ricopre tale ruolo e sugli estremi per contattarlo.
Nel caso di nomina già approvata, al condominio deve essere comunicato che il ruolo di amministratore e di Responsabile al trattamento dei dati coincidono nella stessa persona, indicandone comunque i dati e gli estremi di contatto.
Al termine del mandato, termina anche il ruolo di incaricato al trattamento dei dati, conservando l’obbligo di 5 anni per l’archiviazione. La gestione dell’archiviazione deve essere indicata nel GDPR.
Chi sono i soggetti di cui trattare i dati
I dati da trattare non sono solo dei condòmini ma anche di tutti i soggetti che hanno a che fare con il condominio. Il GDPR per lo studio amministrativo coinvolge anche i fornitori, che siano assicurazioni, artigiani, periti, avvocati, ecc. Tutti questi soggetti devono essere informati su chi gestirà i loro dati e come verranno trattati. Anche i fornitori devono fornire gli estremi del loro GDPR, così da garantire che l’intero ciclo del trattamento dei dati di studio amministrativo e dei condomini, sia protetto.
Il documento di nomina del Responsabile al trattamento
Vogliamo ricordare che il GDPR prevede che la nomina a Responsabile del trattamento dei dati, deve essere formalizzata da un vero e proprio contratto, ovviamente di durata annuale e rinnovabile, esattamente come avviene per la nomina ad amministratore di condominio.
Per fornire un concreto supporto nella compilazione del GDPR per lo studio amministrativo, abbiamo creato il documento di nomina che deve essere sottoposto all’assemblea, o comunicato con altre modalità agli aventi diritto.
Nel documento si chiariscono gli obblighi ed i doveri provenienti dalla nomina. É un atto dovuto che deve informare che i dati dei condomini saranno trattati in completa sicurezza e negli estremi imposti dalle Leggi in materia.
AVVERTENZE
Il documento di nomina a Responsabile al trattamento dei dati, non sostituisce né compone il GDPR ma ne integra il contenuto. É un comodo aiuto per consentirti di presentarti in modo corretto al condominio, motivando legalmente la tua nomina. Ti ricordiamo che la composizione del GDPR per lo studio amministrativo, deve comprendere sia la parte legale che informatica, deve inoltre essere completa in tutte le sue parti.
Puoi trovare il testo integrale del GDPR e provvedere autonomamente alla compilazione della documentazione, in alternativa affidati ad un partner che ti accompagnerà nel percorso, consegnandoti il documento completo e la possibilità di aggiornamenti nel tempo, così da essere sempre al sicuro dalle sanzioni previste per le irregolarità.
Nel caso ti voglia avvalere della nostra assistenza nella compilazione del GDPR, compila il modulo.
