Le e-mail costituiscono un prezioso strumento per l’amministratore. Possono essere utilizzate per adempiere a molte funzioni, sempre avendo l’accortezza di rispettare le norme ed evitare penalizzazioni.
Possono essere usate per le convocazioni assembleari, per le comunicazioni condominiali, per incrementare i contatti finalizzati all’incremento del numero di condomini da amministrare. Vediamo come procedere in modo corretto per approfittare del perfetto e-mail marketing per l’amministratore di condominio.
Organizzare le liste di contatti dello studio amministrativo
Il primo consiglio che assume quali l’importanza di un obbligo, è di utilizzare programmi specifici per l’invio massivo di e-mail con lo stesso contenuto. Questo stratagemma evita che vengano riconosciute come spam.
I programmi che assolvono a questa funzione sono diversi. Noi consigliamo MailChimp. Verrà consentito di creare una serie di liste di indirizzi e-mail a cui inviare un testo in comune. Con un solo invio saremo in grado di raggiungere contemporaneamente tutti i componenti della lista.
Prendi confidenza con questo servizio, diverrà rapidamente il miglior alleato per l’E-mail marketing per l’amministratore di condominio. Inserisci moduli di MailChimp per la raccolta indirizzi nel tuo sito (come facciamo noi, lo troverai qui in calce).
MailChimp
Subito dopo aver eseguito l’iscrizione al sistema e fissato i parametri indispensabili, occorre creare le liste. In alto, clicca su “Audience” e poi su “Create Audience”. Ora possiamo inserire gli indirizzi che costituiranno la lista.
Ti consigliamo di creare una sola lista generica, contenente tutti gli indirizzi del tuo data base. Questo perché il servizio di MailChimp è gratuito per una sola lista, se ne vuoi di più diventa a pagamento. Collega gli indirizzi a Tag specifici, ad esempio creandone uno per ogni condominio o per tipologia di fornitore. Di tag puoi crearne illimitatamente.
Ora passiamo alla composizione del messaggio, cliccando su “Compaigns”. Dopo aver premuto il tasto “Create Compaign”, scegli E-mail dall’elenco del popup che apparirà. Ora puoi scegliere tra diverse possibilità, ti consigliamo: Regular o Automated.
Se hai scelto Regular, ti verrà chiesto di nominare l’invio, ad esempio “Comunicazione periodo di ferie del portiere”. Dovrai collegare questo invio ad una delle liste create, comporre il testo con la possibilità di inserire o modificare le grafiche.
Se hai scelto Automated, devi aver aggiungo dei Tag ai nominativi che compongono la tua lista. Devi scrivere l’indirizzo e-mail che hai utilizzato per raccogliere le adesioni alla lista o quello che hai inserito per attivare l’iscrizione a MailChimp. Seleziona una lista e clicca sul tasto “Begin”. Ora verranno chieste delle impostazioni, cerca la scritta “Filter by segment or Tag” e clicca su Edit. A questo punto puoi decidere quale tag utilizzare come filtro. Potrai quindi inviare il tuo messaggio solo a chi hai collegato con quello specifico Tag.
Puoi schedulare l’invio, posticipandolo ad una certa ora e giorno, puoi inserire il tuo logo, il tuo indirizzo ed orario di ricevimento, ecc.
Convocazioni vie e-mail
Il mio ruolo mi permette di consigliare i metodi più efficaci per ottenere il risultato richiesto, non di determinarne la correttezza giuridica. Venendo al pratico, puoi utilizzare un testo generico che quindi non riporti nessun dato personale (millesimi, dati catastali, codici a barre), ed inviare massivamente la convocazione dell’assemblea a tutti i condomini. Per far questo puoi utilizzare il sistema descritto nel paragrafo precedente.
L’ammissibilità dell’utilizzo di e-mail per la convocazione, è un argomento controverso. Il Codice Civile non la inserisce tra i metodi consentiti per l’invio dell’avviso ma l’ultima sentenza della Corte di Appello di Brescia n. 4 del 3 gennaio 2019 su questo argomento, ha ritenuto legittimo l’utilizzo della posta elettronica semplice.
Un punto fermo per la regolarità della convocazione, è poter fornire prova dell’invio della ricezione. MailChimp consente di sapere quando è stata inviata la comunicazione, gli indirizzi a cui è stata mandata, quando è stata ricevuta e quando è stata letta. Ci dà la possibilità di sapere anche quante volte è stata letta! Lasciamo agli amministratori di condominio la decisione se questi parametri consentono un sufficiente garanzia per la validità delle convocazioni.
E-mail marketing per gli studi amministrativi
Ora veniamo all’argomento che più ci coinvolge. L’E-mail marketing per l’amministratore di condominio costituisce un utile strumento per far conoscere lo studio amministrativo ad un pubblico altrimenti difficile da raggiungere.
Normative sulle E-mail
Cominciamo subito col chiarire che gli indirizzi e-mail devono essere acquisiti con il consenso dei diretti interessati. Tale consenso deve essere espresso dopo aver ricevuto le dovute informazioni sull’uso che se ne farà. MailChimp ha predisposto una comunicazione apposita che se soddisfatta, ti metterà al riparo da qualsiasi lamentela.
Dopo l’acquisizione con il consenso informato, devi comprendere il DB nel testo del tuo GDPR. Dovrai riportare che i dati sono conservati in un Paese al di fuori della Comunità Europea (gli U.S.A.). Dovrai lasciare la scelta ai diretti interessati di poter essere raggiunti da messaggi di servizio (quali le comunicazioni ai condomini) o anche per offerte commerciali.
Come informazione commerciale puoi far rientrare l’offerta di nuovi servizi da parte dello studio amministrativo, di nuovi strumenti più sicuri o di vere e proprie campagne pubblicitarie.
Campagne di e-mail marketing
Se intendi fare un po’ di pubblicità, sappi che con una cifra risibile puoi inviare il tuo annuncio agli amici su Facebook dei contatti inseriti nel tuo data base. La cosiddetta “cerchia di secondo grado”, ovvero i contatti dei tuoi contatti, sono costituite dalle persone collegate alle e-mail di cui sei in possesso. Il contatto è rappresentato dalla loro amicizia su Facebook.
Esiste una modalità di campagna pubblicitaria offerta da MailChimp che farà ricevere il tuo annuncio agli amici dei tuoi amici. Essendo tra loro amici, avranno delle caratteristiche in comune, come ad esempio abitare nella stessa zona o avere interessi in comune, come ed esempio il possesso di un immobile.
Capirai quanto la possibilità appena descritta rappresenti una grossa opportunità di marketing, troppo interessante per non approfittarne. Sappi che questo servizio è completamente legale e non costituisce spam, come invece sarebbe considerato un invio generico e massivo di normali e-mail.
Attenzione, se invii più di una ventina di normali e-mail, tutte con gli stessi allegati e lo stesso oggetto, possono essere riconosciute come spam. Questo significa che non saranno ricevute ed il tuo indirizzo potrebbe venir segnalato come fonte di spam e venir bloccato.
Quanto descritto non accade se ti servi di un servizio come MailChimp, grazie alla sua struttura consente di realizzare il perfetto e-mail marketing per l’amministratore di condominio.
Conclusioni sull’e-mail marketing per l’amministratore di condominio
Ti abbiamo mostrato come procedere per attivare il servizio offerto da MailChimp, quali vantaggi puoi ottenere e come applicarli nella tua realtà professionale.
Puoi procedere in autonomia o avvalerti della collaborazione di un professionista. OS Informatica può diventare il miglior alleato del tuo studio. Abbiamo focalizzato i nostri servizi di marketing per gli amministratori di condominio. Grazie a questa specializzazione, conosciamo molto bene il settore e le sue caratteristiche.
Se l’argomento trattato è stato di tuo interesse, richiedi alla tua associazione di inserire i nostri corsi sugli strumenti informatici, dedicati agli amministratori di condominio, nella loro offerta formativa prevista dal DM 140/14.
