Durante le consulenze presso gli studi degli amministratori condominiali, abbiamo preso visione di diverse modalità di tenuta della contabilità. Che esista tale variabilità non è di per sé errato, ovviamente va verificato caso per caso.
Il Codice Civile dà delle tracce su come deve essere compilata la contabilità condominiale ma le indicazioni più precise sono contenute nell’ampia giurisprudenza prodotta sull’argomento. Giurisprudenza che non sempre offre giudizi convergenti.
Rimane quindi una certa libertà nello stilare riparti, stati patrimoniali, rendiconti, ecc. L’indicazione accettata, condivisa ed ormai acquisita da tutte le parti coinvolte è che deve essere comprensibile dai condomini. Il concetto è chiaro ma lo è meno come arrivarci.
Contabilità semplice da comprendere
I condomini, anche quelli meno formati, devono essere in grado di comprendere la contabilità condominiale. Facciamo subito una precisazione. La contabilità non è semplice, deve essere semplice la sua comprensione.
Tutto questo non sottintende che sia facile da realizzare. Quello che deve essere evidente è l’origine dei dati, il sistema di calcolo utilizzato, il significato dei risultati ottenuti. Se l’argomento non è padroneggiato dall’amministratore, difficilmente sarà in grado di spiegarlo ai condomini.
Parti del bilancio condominiale
L’articolo 1130 bis dà precise indicazioni su cosa deve contenere il rendiconto condominiale.
Il rendiconto condominiale contiene le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve che devono essere espressi in modo da consentire l’immediata verifica. Si compone di un registro di contabilità, di un riepilogo finanziario, nonché di una nota sintetica esplicativa della gestione con l’indicazione anche dei rapporti in corso e delle questioni pendenti.
Registro di contabilità
Si compone di un elenco riportante le entrate e le uscite contabili, per la durata del bilancio. Nelle entrate si possono annoverare i versamenti dei condomini, i rimborsi assicurativi, le rendite condominiali, le note di credito, ecc.
Nelle uscite potremo trovare i pagamenti ai fornitori o all’Erario, rimborsi ai condòmini, giroconti. Ogni registrazione patrimoniale deve riportare precisi riferimenti.
Riepilogo finanziario
Deve essere strettamente correlato da due importanti sezioni: riparto e stato patrimoniale.
Il riparto riporta la suddivisione delle spese per ogni condomino, applicando un criterio di ripartizione che, sottratto ai versamenti, determina il saldo finale, saldo a cui si dovrà aggiungere il saldo iniziale se è a debito, da sottrarre se a credito.
Lo stato patrimoniale riporta il saldo iniziale e quello finale di tutti i conti patrimoniali, quindi conti correnti e fondi. Tra questi sono da riportare i crediti ed i debiti vs condomini, ovvero i saldi di chiusura bilancio risultanti dal riparto.
Nota sintetica esplicativa
È una relazione che descrive gli eventi salienti verificati durante il periodo coperto dal bilancio. Si prevede di riportare il riferimento del criterio contabile utilizzato, le morosità presenti, pratiche legali in corso, i contratti in essere con i fornitori, le indicazioni dei sub responsabili al trattamento dati ed ogni altra informazione ritenuta importante o che consenta una migliore comprensione contabile.
Criteri nella contabilità condominiale
Semplificando l’argomento, nella contabilità condominiale possiamo individuare i due criteri principali: cassa e competenza. È essenziale avere bene in mente che si sta tenendo la contabilità per il condominio, non per i condomini, quindi si deve considerare tra i ricavi i debiti dei condomini, mente un condomino che vanta un credito, costituisce un debito per il condominio.
Senza banalizzare troppo l’argomento ma rendendolo di immediata comprensione, possiamo individuare il criterio di cassa nel sistema utilizzato per redigere un estratto conto bancario. Qui troveremo tutte le entrate e le uscite che si sono susseguite da una certa data iniziale ad una finale.
Per descrivere il criterio di competenza possiamo fare un paragone con l’assicurazione dell’auto. La paghi nel 2024 per essere coperto nel 2025. La spesa sarà considerata nel 2025 ma è stata fatta l’anno precedente. Ne benefici nel 2025 ma il pagamento compare nell’estratto conto del 2024.
Ribadiamo che si possono adottare diverse logiche, andremo a mostrare quella che la giurisprudenza indica maggiormente.
Stato patrimoniale
Utilizzeremo il criterio per cassa, in questo modo sarà più semplice far comprendere ai condomini le attività e le passività e le risultanti contabili alla data di termine del bilancio, non a quella in cui vengono presentati i conteggi.
Ad esempio, il regolamento di condominio prevede che il bilancio di esercizio termini il 31 dicembre ma per ragioni varie, i conteggi vengono chiusi a marzo. La data di riferimento dovrà rimanere il 31 dicembre, tutto quello che è avvenuto successivamente, dovrà essere considerato sul nuovo bilancio o essere riportato su quello vecchio separatamente, con descrizioni inequivocabili.
Vediamo ora qualche esempio per comprendere meglio quanto espresso, avvisando prima che le voci riportate non sono costanti, possono variare a seconda delle registrazioni effettuate.
È possibile dettagliare più approfonditamente le singole voci. Questo aiuta a comprendere meglio da cosa è costituito il dato aggregato.
Vediamo quali dati del riparto sono stati ripresi dallo stato patrimoniale e da cosa derivano.
Riparto
Utilizzeremo il criterio di competenza, potendo così riportare anche fatture con una data non compresa nel periodo di bilancio. Il saldo di ogni condomino verrà gravato anche delle quota di queste fatture.
Se lo stato patrimoniale utilizza solo addizioni e sottrazioni, il riparto prevede l’utilizzo di una semplice proporzione:
importo fattura : X = 1000 : millesimo
“1000” sta per la somma di tutti i millesimi della tabella, normalmente 1000. La X che si ottiene è la quota di spesa che spetta a tutti i condomini a cui sono stati attribuiti i millesimi.
La somma di tutti gli importi ripartiti, deve essere uguale alla somma degli importi di fatture registrate sul bilancio. Il nuovo saldo si otterrà dalla formula:
Totale ripartito +/- Saldo iniziale – Versamenti = Nuovo saldo
- Totale ripartito = somma di tutte le fatture registrate sul bilancio per competenza;
- Saldo iniziale = è il conguaglio o la risultante del bilancio precedente. Va sottratto se a credito, sommato se a debito;
- Versamenti = gli importi versati dai condomini considerandoli per competenza;
- Nuovo saldo = la risultante contabile per ogni condominio che verrà poi riportata come saldo iniziale del bilancio successivo.
NB: se un condomino ha saldato tutte le rate richieste, non è assolutamente detto che il suo saldo finale sarà zero. Le rate sono da considerarsi preventivi di spesa, i preventivi si possono discostare in modo sensibile dalle spese realmente sostenute, da qui la possibilità di generare un saldo diverso da zero.
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