Hai superato il corso di formazione per diventare amministratore di condominio, hai sottoscritto un’assicurazione professionale, hai aperto la partita Iva, hai acquistato un programma gestionale. Mancano solo i condomini da amministrare.
Con la rete di contatti che hai saputo creare, finalmente è arrivata la prima richiesta di presentare un preventivo ad un’assemblea. Sei ad un passo da acquisire un nuovo condominio da amministrare. Come realizzare il preventivo da presentare all’assemblea, in modo tale da venir accettato?
Informati
Nessun preventivo dovrebbe essere uguale ad un altro. Ogni condominio ha delle caratteristiche particolari, il preventivo deve tenerne conto. Prima di presentare il tuo preventivo, devi informarti il più possibile, soprattutto sul numero di unità abitative, strutture particolari (centrali termiche, portinerie, antenne di telefonia, ecc.). Ovviamente la presenza di questi elementi richiederà maggiore impegno da parte tua, è giusto tenerne conto nella fase di preparazione della proposta.
Sii chiaro
Ciò che dichiari dovrà esser poi mantenuto. Adotta delle voci semplici da comprendere e mettine in elenco il minor numero possibile. Ad esempio puoi evitare di farti pagare il nullaosta per i subentri, dopotutto con il software gestionale giusto, calcolare le spettanze è questione di un minuto.
È giusto che ognuno decida la propria politica commerciale ma se davvero vuoi realizzare il preventivo da presentare all’assemblea, e che questo venga approvato, devi evitare di generare sospetti o dubbi. Il modo migliore per far trasparire la tua onestà è di evitare di speculare sui lavori condominiali. Evita cioè di chiedere una percentuale dei lavori approvati, fosse anche solo dell’1%. In questo modo nessuno potrà sospettare che spingerai per far realizzare degli interventi con il solo interesse di intascarti la percentuale.
Semplifica ed arrotonda
Evita di elencare molte voci, ad esempio raggruppa il tuo compenso alle spese di cancelleria. Per ogni voce che riporti in preventivo, descrivi le causali e cosa comprendono. Nell’esempio riportato in alto, puoi vedere le possibili voci, non le riportare tutte, accorpale o includile nel forfait. Questo eviterà la percezione di un preventivo più oneroso rispetto ad un altro meno prolisso.
Non elencare voci di spesa troppo generiche. Cerca termini che siano abbastanza descrittivi senza che questo escluda la possibilità di accorpamento. Ad esempio, puoi chiamare una voce come “spese gestione contatti” per inserire quelle imputabili a raccomandate, variazioni anagrafiche, fax (c’è ancora chi li usa), e pubblicazione documenti condominiali su web.
Ricorda quanto riporta l’art. 1129:
L’amministratore, all’atto dell’accettazione della nomina e del suo rinnovo, deve specificare analiticamente, a pena di nullità della nomina stessa, l’importo dovuto a titolo di compenso per l’attività svolta.
“Analiticamente” si deve intendere “dettagliato”. Ovvero, specifica tutte le voci per cui richiedi un compenso. Ad esempio, se intendi farti pagare le copie dei documenti se qualcuno te li richiedesse, inserisci la voce in preventivo.
Se vuoi farti pagare la suddivisone di spese tra proprietario ed inquilino, riporta la voce in preventivo perché questo ricade tra “i non compiti dell’amministratore”, se per legge non sei obbligato ad una certa prestazione professionale, puoi fartela pagare a parte.
Non promettere l’impossibile
I tuoi preventivi avrebbero molto successo se riportassero impegni poco realizzabili come “risoluzione di liti condominiali”, “mantenimento di rapporti amichevoli tra condomini”, ecc. Questa è un’utopia che un normale amministratore non può realizzare.
Sii onesto nel realizzare il preventivo da presentare all’assemblea. Evita i soliti trucchetti che applica qualche tuo collega. Non posso dichiarare quali ma sono certo che qualcuno te lo hanno già accennato.
Cosa non deve mancare
Anche se sembra ovvio, sottolineo che i preventivi vanno scritti su carta intestata che riporti ragione sociale, partita Iva, nominativo e timbro dell’associazione di categoria a cui si appartiene.
Devi riportare la data di validità, un preventivo non può valere per sempre, ricordati di scrivere fino a quando è valido.
Cosa deve mancare
Molti tuoi colleghi prevedono voci di spesa straordinarie, sono quelle che creano più timore quando si deve prendere in considerazione un preventivo. Rassicura i tuoi prossimi condòmini che non avranno sorprese durante la tua gestione.
Questo esempio riporta moltissime voci e porta a pensare che l’amministratore in questione si farà pagare per qualsiasi virgola oltre il minimo servizio dovuto.
Non importa che il compenso sia relativamente basso, i condomini saranno portati a considerare che l’amministratore si rifarà con le voci aggiuntive. Non seguire questo esempio quando realizzerai il preventivo da presentare all’assemblea.
Come incrementare i guadagni
Durante la stesura del preventivo è possibile comprendere delle voci che potrebbero realmente aumentare il fatturato, o rendere la presentazione maggiorente concorrenziale rispetto ad altri amministratori.
Molte di queste voci sono costituite dalle funzioni che il software gestionale consente di elaborare gratuitamente e rapidamente ma che possono costituire dei compensi non compresi nel forfait.
Elaborazione certificazioni fiscali
La preparazione e la trasmissione delle certificazioni fiscali per il condominio è un preciso dovere dell’amministratore, previsto dall’art. 1130 del codice civile. Se ne può chiedere uno specifico compenso, considerando che solitamente i software gestionali specifici per gli amministratori di condominio procedono alla compilazione in modo automatico e gratuito (salvo eccezioni).
In sostanza, come per i punti successivi, il software elabora gratuitamente (ed i migliori procedono alla alla trasmissione all’AdE) quello che l’amministratore potrebbe farsi pagare a parte. In alternativa, può comprendere il servizio nel forfait rendendosi immediatamente più concorrenziale rispetto ad un altro amministratore che si avvale di un commercialista.
Suddivisione spese proprietario ed inquilino
Anche questo aspetto può essere gestito con estrema facilità dal gestionale, consentendo all’amministratore di fatturare il servizio a costo zero. Sarà importante configurare correttamente il software ma fatto questo, non saranno richieste altre operazioni.
Portale condomini
Molti software gestionali comprendono nel costo anche il portale dedicato ai condomini. Il servizio può essere attivato ai soli condomini che lo richiedono, ovviamente dietro compenso. Sta all’amministratore deciderne l’importo, sempre espresso in modo chiaro sul preventivo sia di prima nomina che di conferma.
Altri servizi accessori
Oltre ai precedenti, possono essere previste prestazioni professionali oltre a quelle comprese dal codice civile e normative varie. Ad esempio, possono essere dedicati servizi ai condòmini e non solo al condominio, generando sinergie condominiali attualmente molto richieste.
Si può prevedere il compenso qualora si decida di attivare una comunità di autoconsumo collettivo condominiale. In questo modo l’amministratore non correrà il rischio di sobbarcarsi un maggior carico di lavoro senza un corrispettivo economico, perché non indicato nel preventivo.
Spiega il preventivo
Cerca di avere la possibilità di illustrare oralmente il preventivo, in modo da poter spiegare i vantaggi che offri o i servizi aggiuntivi. Non correre il rischio che importanti condizioni commerciali possano venire trascurate.
Fai comprendere ai condomini quali sono i punti di forza della tua amministrazione, quale può essere la massima convenienza nell’affidarti il condominio, quali costi saranno compresi nel forfait e quando prevedi compensi aggiuntivi. Sii molto chiaro ma non puntare esclusivamente sul risparmio come chiave per acquisire l’immobile.
Conclusioni
Poter presentare un preventivo è una grande occasione, va sfruttata al massimo. Hai lavorato molto per poter entrare in contatto con qualcuno che presenti la tua proposta in assemblea, questa è la reale possibilità di poter gestire un nuovo condominio, non perderla per qualche dettaglio.
Realizzare il preventivo da presentare all’assemblea deve costituire un esempio delle tue capacità da amministratore, dimostra di essere il migliore.
Con questo chiudiamo il secondo articolo della serie dedicata a come avviare lo studio amministrativo. Le prossime settimane pubblicheremo i successivi, il prossimo sarà dedicato all’organizzazione dello studio amministrativo.
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