Capita che durante la vita di un condominio si assista a diversi passaggi di consegne tra gli amministratori. I motivi possono essere diversi, andiamo ad analizzare quelli più frequenti e le soluzioni per evitare di perdere i condomini da amministrare.
La classifica dei condomini persi
Chi non ci conosce potrebbe subito chiedersi da dove abbiamo ottenuto i dati per comporre la statistica che seguirà al paragrafo successivo. Specifichiamo che seguiamo centinaia di studi di amministrazione stabili e molti di più sono quelli con cui veniamo in contatto durante i nostri corsi presso le associazioni sugli strumenti informatici previsti dal DM 140.
La stesura dei contenuti che realizziamo per i siti web degli studi si amministrazione stabili, prevedono già questo argomento e le relative soluzioni che gli amministratori adottano per scongiurare l’evento. Sono quindi argomenti ben noti ai nostri collaboratori proprio grazie all’esperienza accumulata ben prima del 2017 quando è stata fondata la nostra start up.
Oltre a queste fonti, ci raggiunge quotidianamente una rassegna stampa profilata sugli amministratori di condominio, estero compreso. Da qui possiamo analizzare migliaia di situazioni differenti che dopo elaborazione portano ai seguenti risultati.
Cause comuni che portano a cambiare l’amministratore di condominio
Se vogliamo trovare un denominatore comune nella scelta da parte della compagine condominiale della sostituzione dell’amministratore, è l’insoddisfazione da parte di pochi ma influenti condomini o della maggioranza.
Ora in molti potrebbero farsi un’altra domanda: quali sono le cause dell’insoddisfazione? Il vero punto è questo. Sostanzialmente ne individuiamo 3 molto generiche:
- Ragioni economiche
- Motivi professionali
- Motivi umorali
Il primo punto riguarda soprattutto la concorrenza che attualmente sta diventando molto aggressiva soprattutto riguardo ai compensi richiesti. Abbiamo già trattato l’argomento in un altro articolo, facendone il riassunto potremmo dire che un collega che offre prezzi stracciati, potrebbe costituire un vantaggio se la situazione è ben gestita.
I motivi professionali riguardano le tante pratiche da svolgere nell’amministrazione condominiale. Qualcuna può portare a degli errori che possono causare conseguenze più o meno gravi. In questo caso l’insoddisfazione è strettamente legata alla percezione di professionalità dello studio a cui si è affidata l’amministrazione del condominio.
L’ultimo punto riguarda l’aspetto meno prevedibile e gestibile. Davanti all’antipatia ci sono poche soluzioni ma anche in questo caso si possono applicare varie strategie. Possono essere malumori passeggeri causati da fraintendimenti, prese di posizione dovute ad intransigenza e mania di controllo. Insomma, capita di trovarsi davanti chi rema contro.
Condomini persi per costi superiori ai concorrenti
So che agli amministratori non piace riferirsi ai colleghi come “concorrenti” ma in ambito commerciale, sono esattamente questo. Sentiamo che spesso la valutazione da parte del condominio su quale amministratore scegliere, si basa soprattutto sui costi previsti.
Ci sono molte soluzioni che possono portare all’abbattimento dei costi dell’amministrazione stabili senza ridurre l’emolumento. Altre possono incrementare i guadagni senza aumentare il costi del preventivo. Insomma, si può trarre vantaggio da un collega che si propone con richieste di compensi a ribasso.
Il vantaggio è più facile da recuperare soprattutto se la sua presentazione si basa su concetti aleatori o estremamente generici.
Aiutiamo i condomini a capire che nella scelta di un amministratore:
L’ amarezza di una scarsa qualità rimane per molto tempo, dopo che il piacere di un prezzo basso é stato dimenticato.
Benjamin Franklin
Potendo illustrare alla compagine condominiale le carenze delle proposte dei concorrenti, potremo evitare di perdere i condomini da amministrare anche di fronte a preventivi ridicolmente bassi o promesse impossibili da mantenere.
Condomini persi per difficoltà professionali
Queste costituiscono le ragioni più gravi. I motivi possono variare moltissimo a seconda dell’accaduto. Possiamo elencarne alcuni:
- Errori nel rendiconto
- Patrimoniale sbagliato
- Conguagli errati
- Emissione rate sbagliata
- Incassi non registrati
- Pratica di detrazione fiscale errata
- Contenziosi con fornitori
- Mancata trasmissione di certificazioni fiscali
- Gestione sinistri e rimborsi
- Poca trasparenza
- Trasmissione non autorizzata di dati personali
- Errata o tardiva convocazione assembleare
- Riscossione o non riscossione morosità
- Qualità delle comunicazioni
- Ritardi negli interventi
- Mancata trasmissione documentale
- Gestione pratiche legali
- Scarsa disponibilità/presenza
I motivi descritti sono da considerarsi il prodotto di un’errata impostazione delle pratiche che l’ufficio deve produrre, oppure di reali difficoltà professionali. Non meno importante è la percezione che il condomino ha del lavoro dell’amministratore, non della reale qualità del lavoro svolto.
In altre parole, se il condomino a torto o a ragione, è convinto che l’amministratore abbia svolto un pessimo lavoro, indipendentemente che questo sia vero e cieco e sordo a qualsiasi spiegazione, diventa automaticamente un condomino insoddisfatto, potenziale “nemico” in assemblea.
Soluzioni a molti problemi dello studio di amministrazione immobili
L’aiuto principale deriva dall’adozione di un software gestionale. Questo, se utilizzato correttamente, andrà a dare un reale contributo allo studio per evitare errori, ritardi, dimenticanze. Per quanto riguarda le incertezze sulle procedure corrette da seguire per le infinite incombenze nell’amministrazione condominiale, non rimane che consigliarvi corsi presso associazioni che realmente vi diano supporto.
Noi lavoriamo con molte associazioni, ce ne piacciono alcune, ne consigliamo poche mentre per quanto riguarda i software gestionali, ne abbiamo valutati tantissimi ma ne possiamo suggerire solo uno, attualmente l’unico che davvero va incontro a tutte le necessità dell’amministrazione condominiale, affitti compresi. Con questi ausili sarà sempre più difficile perdere i condomini da amministrare.
Il condomino ostile
Capita che per svariate ragioni, uno o più condomini perdano la fiducia o dimostrino di non averla avuta nemmeno all’inizio. Gli ostili possono dimostrarsi i veri ostacoli che portano a perdere i condomini da amministrare. Non esistono vere soluzioni ma sono tanti i suggerimenti che possono essere messi in pratica per arginarne l’azione e mitigarne gli effetti.
Innanzitutto, saranno loro a condurre le cause o trascinare il condominio a farne nei vostri confronti. Solitamente sono quel genere di persone che punta ad avere il controllo su tutto, a voler decidere per conto degli altri, ad imporre una loro visione. Assecondarli significa diventarne schiavi. L’equidistanza porta a decisioni imparziali e più professionali, ma basta non fare tutto esattamente come vorrebbero questi soggetti per inimicarseli.
In sostanza, non si possono gestire ed a seconda del loro grado di preparazione, possono diventare più o meno pericolosi. Si possono arginare con un lavoro impeccabile, privandoli di qualsivoglia appiglio per remare contro.
Il CRM per il condominio
Il Customer Relationship Management è un insieme di strategie volte a gestire la clientela, che ovviamente nel caso degli amministratori, corrisponde ai condòmini. Si possono utilizzare tecniche per una comunicazione efficace, applicare gli strumenti più adatti, condurre indagine periodiche sulla soddisfazione del proprio operato.
A volte basta chiedere direttamente agli interessati di cosa hanno più bisogno, o di come migliorare le proprie prestazioni professionali, per avere risposte risolutive ed indicazioni precise per migliorare. Consigliamo di inviare i moduli di customer satisfaction ed una volta ricevute le risposte, buttare quelle completamente positive e quelle completamente negative, concentrando l’attenzione sui veri suggerimenti.
Perdere i condomini da amministrare può essere un bene
Ricordiamo infine che quanto si verificano le condizioni per le quali si è persa completamente la fiducia tra condominio ed amministratore, una separazione può essere la soluzione migliore.
I condomini problematici sono quelli che richiedono più attenzione e tempo, il tempo rappresenta dei costi ed a volte il compenso ricevuto non è sufficiente a coprirli. Lavorare in perdita e patire rancori o rischiare cause in tribunale, non ne vale la pena. Diventa allora importante avere sempre ottime possibilità di acquisire nuovi condomini, soprattuto grazie alle soluzioni offerte dalle nuove tecnologie, come sperimentiamo con successo da anni.
