È ormai da quasi un anno che a fase alterne siamo tutti coinvolti dagli eventi legati al Covid-19. Dalla paura al lockdown, dalle limitazioni all’incertezza, anche il condominio è stato messo alla prova. Gli amministratori di condominio sono stati toccati solo marginalmente dalla crisi ma hanno dovuto trovare nuove soluzioni per continuare a gestire lo studio. Consideriamo dei suggerimenti per ottenere qualche vantaggio in un periodo gramo.
Riorganizzare i ruoli dei collaboratori
Una pausa dagli impegni consolidati negli anni può essere il momento più adatto per rivedere la distribuzione degli incarichi, le competenze acquisite o perse, valutare l’utilità delle operazioni svolte, stabilire nuove procedure.
Solitamente i compiti sono suddivisi per operazione o per aree, ovvero:
- Il collaboratore si occupa solo di un numero limitato di operazioni ma per tutti i condomini gestiti dallo studio.
- Il collaboratore si occupa di tutte le operazioni ma per un numero limitato di condomìni.
Fra le due suggeriamo di adottare la prima. Questa soluzione rende tutto più efficiente anche se è meno vantaggioso in caso di sostituzione del personale assente o, per la conoscenza meno approfondita del condominio (cosa che dovrebbe comunque essere assicurata dall’amministratore).
Dedicare il personale a un limitato numero di operazioni permetterà allo studio di ridurre la possibilità di errori, la migliore archiviazione dei dati ed una migliore comunicazione tra i collaboratori.
Altro vantaggio per l’amministratore di condominio durante il Covid-19 sarà di poter con più facilità consentire e gestire il lavoro da remoto.
Risolvere i dubbi con il software gestionale
Spesso il software gestionale è utilizzato per una frazione delle funzioni messe a disposizione. L’amministratore di condominio durante il Covid-19 potrà dedicarsi ad integrare la formazione con l’assistenza software, studiare il manuale operativo.
Coinvolgendo i collaboratori si potrà trovare insieme nuove modalità operative, scorciatoie nelle procedure, nuove possibilità di controlli o affrontare quelle funzioni utili che per mancanza di tempo si sono sempre trascurate, come ad esempio la comodissima riconciliazione bancaria.
Si potrà procedere a stress test per valutare come affrontare situazioni che potrebbero mettere in seria difficoltà lo studio amministrativo se mai si dovessero verificare in realtà. Prendiamo come esempio l’assenza improvvisa di più collaboratori, basterà stendere un mansionario che possa guidare un sostituto per supplire all’emergenza.
Dedicarsi al marketing
Altro modo di impiegare il maggior tempo a disposizione per via del blocco delle assemblee (più o meno rigoroso a seconda del periodo), è quello di smettere di aspettare che il passaparola porti a nuove richieste di preventivi e decidere come entrare in contatto con le realtà che si sarebbe sempre voluto amministrare.
Si potrà andare a ritoccare il sito web dello studio amministrativo ed a mettere in pratica i consigli ottenuti durante i corsi ONE-TO-ONE di OS Informatica o le lezioni sugli Strumenti informatici del DM 140.
L’amministratore di condominio durante il Covid-19 avrà il tempo per studiare il target ricercato, comprendere quali siano le esigenze particolari dei condomini e preparare tutte le strategie utili.
Argomenti su cui puntare per acquisire nuovi condomini
In questo periodo gli argomenti che sono più ricercati dai condomini sono quelli legati al bonus 110%. Consigliamo di scrivere contenuti interessanti su questo tema, sempre considerando quali siano le peculiarità del condomini dell’area in cui vogliamo incrementare le acquisizioni. Sarà quindi indispensabile un’ottima formazione sulla materia.
Prendiamo ad esempio i palazzi storici, quelli di particolare pregio architettonico. Per via dei vincoli imposti, non è possibile prendere in considerazione gli interventi comuni per ottenere il bonus di riqualificazione energetica. Si deve pensare a qualcosa di specifico ed ecco che con l’opportuna formazione, sappiamo che anche l’installazione delle colonnine per la ricarica delle auto elettriche viene considerata come un intervento utile a migliorare l’efficienza energetica.
Proporlo come soluzione specifica denota grande professionalità e particolare attenzione alle esigenze del target. Se altri amministratori ignorano la soluzione, è un’ottima strategia per generare interesse e contatti. Offrire servizi e competenze specifiche, è la condizione che suggerisce il marketing come quella più vincente. Funziona per tutti i professionisti, perché dovrebbero fare eccezione gli amministratori di condominio?
Se l’argomento trattato è stato di tuo interesse, richiedi alla tua associazione di inserire i nostri corsi sugli strumenti informatici, dedicati agli amministratori di condominio, nella loro offerta formativa prevista dal DM 140/14.
